Wat levert een selfservice portal voor medewerkers op?

Als bedrijf ben je op zoek naar een manier om HR-processen te verbeteren en om de betrokkenheid van je medewerkers te vergroten. Een selfservice portal voor medewerkers is dan een ideale oplossing! Maar wat levert een selfservice portal voor medewerkers op? In dit blog vertellen we meer over het portaal voor medewerkers en van welke voordelen je als bedrijf kunt profiteren.

Wat is een selfservice portal voor medewerkers?

De naam van een selfservice portal verklapt het al een beetje. Het is een afgeschermde online omgeving waar managers, HR-medewerkers en personeelsleden op in kunnen loggen om HR-gerelateerde zaken te managen. Maar dat is lang niet alles waar je het selfservice portal voor in kunt zetten. De portal biedt veel meer opties om bijvoorbeeld systemen aan elkaar te koppelen en om bijvoorbeeld ook bedrijfsinformatie te delen.

Vervanging van het intranet

Misschien ken je het woord “intranet” wel. In het verleden (nog steeds trouwens) maken veel bedrijven gebruiken van een intranet. Een webpagina die afgeschermd is voor de buitenwereld, maar voor iedere medewerker die op het bedrijfsnetwerk is ingelogd toegankelijk is. Het intranet werd in het verleden veelvuldig gebruikt voor het delen van informatie. Bijvoorbeeld als er personeelsleden jarig zijn of als er een evenement in aantocht is. Via het intranet kon je vaak ook inloggen op systemen waar je verlofdagen in kon aanvragen of waar je digitale loonstroken kon downloaden. Met de komst van het selfservice portal is een intranet ten eerste niet meer nodig terwijl het portaal ook een veel efficiëntere oplossing is om informatie te delen.

HR-processen optimaliseren

Je kunt met een selfservice portal voor medewerkers kun je vrij eenvoudig de HR-processen kwalitatief verbeteren en versnellen dat levert de HR-medewerker heel veel tijd op. Dat besteed kan worden aan andere belangrijke zaken die jouw bedrijf verder helpen ontwikkelen. Daarnaast is het voor medewerkers een pluspunt dat ze in hun eigen omgeving heel makkelijk zaken kunnen bekijken, aanpassen en aanvragen. 

Denk bijvoorbeeld aan het declaratieformulier. Vroeger moest je een document invullen, e-mailen en soms ook nog als medewerker opvolgen, omdat de mail in de mailboxen van de managers en de HR-medewerkers was blijven hangen. In een selfservice portal is een declaratie binnen een mum van tijd geregeld. De medewerker vult het formulier digitaal in, drukt op verzenden en de manager krijgt een ping om te accorderen. Vervolgens krijgt de HR-medewerker het akkoord van de manager binnen en klikt de declaratie door. Het systeem is als dat gekoppeld is aan de salarisadministratie verwerkt de mutatie direct voor de aankomende betalingsrun.

Verhoog de betrokkenheid van personeelsleden met een selfservice portal

Een selfservice portal verhoogt ook de betrokkenheid van je personeel. Vooral als zij veel zaken zelf via het portaal kunnen regelen als ze veel informatie kunnen opvragen. Als een medewerker weet dat er wekelijks nieuwe items in het portaal staan, zal hij of zij geheid inloggen om te lezen wat er allemaal binnen de organisatie speelt. Met een mooie bijkomstigheid dat een medewerker altijd op de hoogte is en zich ook betrokken voelt bij de organisatie. Een medewerker die tussen neus en lippen door wordt verwittigd over een aankomende verandering zal zich toch minder belangrijk voelen en dus ook minder bij de organisatie betrokken zijn. 

Weet je nog niet exact hoe je een dergelijk portaal kunt aanschaffen? Neem dan eens contact op met de specialisten van HybrIT, zij helpen je graag verder.